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      會議承辦策劃
      2019-01-21 10:56

        會議策劃不是簡單的PPT的堆砌,而必須是根據會議的目的借助一定的科學方法和藝術,為決策、計劃而構思、會議策劃設計、制作策劃方案以達到最終的會議效果,好的會議策劃,一定是對具體的執行方案有深入的思考,具有可行性;一定是在某些方面有突破,有新意、有創意才行。


        會議策劃中的禮儀往往占有很重要的地位,而作為會議活動的接待禮儀必須做好事情的前期準備工作,同時以滿足來到會場的嘉賓要求為目標。好的會議接待禮儀往往體現在細節上,這個就需要耐心、細心、良好的服務和管理氣氛。同時針對不同的會議禮儀服務也有所不同。


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        1. 新品產品發布訂貨會


        在這種會議活動中嘉賓往往進出頻繁,在展會展臺設置方面我們應該以實物陳列。


        2.學術研討會


        可能這種會議的時間比較長,因此在會議的過程中我們在休息期間需要提供熱咖啡、小點心、水果、飲料等。


        3.總結表彰會


        會場布置需要考慮頒獎走動的方便問題,頒獎禮儀中帶一點歡快的音樂比較好。


        4.客戶答謝會


        會場以簡潔大方為主同時要有一種溫馨的感覺。


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        會議策劃過程中,策劃者應遵循四大原則:


        目的性原則:目的性是會議的重要特征之一;蛘呤菫榱藗鬟f有關信息,或者是為了打造品牌形象,或者是為了失去銷售額。因此,策劃也必須圍繞著會議目的來進行。


        整體規劃原則:一次會議的成功舉行,包括場地選擇、食宿安排、邀請函設計與會后評估等諸多因素。整體規劃原則要求策劃者應該具有全局觀,做出周到的統籌規劃,以免給會議活動造成無法彌補的損失。


        可操作性原則:會議策劃的可操作性要求策劃者應結合市場的客觀情況,以及公司的實際要求和能力來操作,使會議活動能夠在總體策略的指導下順利進行。


        利益主導原則:根據亞當·斯密的“經濟人”觀點,人類的一切策劃活動,實際上都是在謀求特定的利益。策劃者應該秉持共贏的理念,明確知道會議所要追求的利益,并為利益的實現合理配置資源,考慮是否值得投入成本或者投入多少成本去加以追求。


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        一般而言會議策劃的內容要包含:


        會議名稱:會議的正式稱謂,標示會議的某些基本信息。策劃會議名稱的方法通常不會單獨使用,而是根據會議組織者需要綜合運用。


        會議時間:主要涉及兩個方面,在什么時候召開會議,會期的長短。


        會議時間策劃需要注意兩個問題:


        1、了解相關領導、嘉賓和演講者是否能夠在這段時間參加會議,以便協調日期,保證關鍵人物出席。


        2、涉及成本的效率原則。例如2天的會期是不是需要適當壓縮會議時間長度,從而降低成本、提高效率。


        會議地點:選擇合適的地方(即會議召開的舉辦地),如在哪個地區或者城市舉辦;選擇合適的、具體的會議活動場所,如在哪個酒店舉辦。


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