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      會務
      2019-01-21 10:48

        會務,從字面上來解釋就是對會議進行服務,本身其實是一個短語,現在會務已經逐漸成為了一個詞語,很多人現在說的會務,其實就是指會議。


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        特點:


        第一,政治性。會議秘書工作從來都依附于一定的階段、政黨并為他們服務。


        第二,服務性。會務工作是隨著開會的需要應運而生的,它的一切活動,都是為了給會議提供方便條件,做好各項服務工作,保證開好會議。


        第三,被動性。會務工作的輔助地位決定了它的被動性。


        第四,事務性。無論是值班接傳電話,還是記錄整理簡報,很多環節都有較強的事務性,繁雜而瑣碎。但是,正是通過這些事務性工作,保證了會議的順利進行。這種事務性工作中蘊含著極強的政治性和思想性。有時一個很小的事務性工作未做好,可能會發展成為一個大的政治問題。


        第五,綜合性。由于會務工作是直接為領導機關和領導同志召開的會議服務的,會議涉及的內容十分廣泛,參加會議的各種人才濟濟,知識淵博,要做好會務工作,需要了解社會科學和自然科學的多學科知識,特別是管理學知識,需要掌握同本職工作相聯系的各方面的情況,需要掌握使用各種為會議服務的自動化、電子化設備的技能和本職工作的業務知識,要求會議秘書工作人員成為"通才"和"雜家",能夠從全局出發觀察與考慮問題,有高度綜合的眼光與能力。


        第六,保密性。我國無論大小機關、單位,許多重要事情都通過會議討論后作出決定。因而,許多會議如省委常委會、縣委常委會等日常工作會議的內容都有很強的機密性,保守會議秘密,理所當然地是會議秘書工作的任務之一,需要慎之又慎。


        第七,時間性。會議是一種有組織有領導的活動,有很強的時間性。作為與會者應遵守時間,按時參加會議。作為會議秘書工作人員更應有高度的時間觀念,決不能出現諸如與會者已到齊了,會議記錄人員還未到或是會場還未布置好等現象。


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        會務的類型:


        第一部分:企業會議策劃、會議創意設計、活動創意設計、會議舞美演藝、會議創意策劃、會議轉場視頻制作、等等。


        第二部分:企業會議執行人員提供:執行導演、攝影攝像人員、同傳譯員、速記人員、雙語主持人、禮儀模特等等。會議物料設備提供:燈光音響、LED、攝像搖臂、投影儀+投影幕布、鮮花布置、搭建、印刷、中央同傳主機、紅外輻射板主機、紅外輻射板、譯員間。紅外接收機等等所有會所需物料設備提供酒店安排服務:酒店住宿安排、酒店用餐安排、酒店會場協調、酒店優惠價格等。


        第三部分:會議招商推廣媒體記者:媒體邀請函撰寫、稿件策劃和撰寫、新聞稿普發、報告收集及電子版制作等。明星代言:提供明星代言服務、VIP邀約:邀請政府部門及行業知名權威人士出席活動,F場微博互動服務:現場微博互動。營銷推廣服務:提供網絡營銷電話營銷,郵件營銷,數據庫營銷,體驗營銷等。


        第四部分:活動管理活動管理網站建設:建設活動招商網站、活動管理網站、在線支付網站等等。會議電子簽到:會議電子簽到服務,二維碼簽到等等。


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        會務工作人員需做的事情:


        會前工作:


        提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。


        會中工作:


        1.會議接待:負責機場,車站的禮儀、接站、攻關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。


        2.會前準備:準備好會議所需要的會議資料,會議用品,會議演講稿等會議相關物品。


        3.會議場所:會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。


        4.會議住宿:房間樓層及房間號確認,詢問是否有特殊要求。


        5.會議餐飲:用餐時間、用餐標準及特殊客人(回民)的確認。


        6.會議旅游:旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。


        7.會議娛樂:娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。


        8.會議服務:會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。


        會后工作:


        1.結帳:提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明,專人與客戶進行核對并結帳。


        2.資料:會議后的資料收集,根據客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。


        3.定期回訪和最新資訊反饋。


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