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      會議承辦服務
      2019-01-21 13:47

        現在社會是一個高效率的社會,無論是機關、組織還是企事業單位,都必須減少會議,開有效會議。所以確定會議主題十分重要。會議主題一般由公司管理層確定,或者由具體辦事部門或者人員提出。對于必須研討的會議,我們就要圍繞主題組織會議了。


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        商務會議承辦基本流程如下:

        一、 聯系:

        客戶有會議意向后聯系我們,我們都會要求對方盡可能提供比較詳細的一些計劃,這樣方便后面的策劃及方案編寫。

        二、 商務會議策劃:

        根據客戶的會議基本要求,策劃會議的基本方案:地點選擇、酒店選擇、日程安排、會議項目、餐飲安排、接送機安排等等,每個細節都必須考慮客戶的承受力和滿意程度;

        三、 方案提供:

        把基本的策劃思路和客戶溝通,并形成文字方案,以便客戶在其單位的備案和審批;

        四、 前期考察:

        在前期的一些基本交流后,客戶一般會選擇進行策劃方案的實地考察,我們將提供所有的協助;

        五、 合約:

        考察滿意后,進行合約的簽署,把所有接待涉及內容編寫入內,而且細節相當重要;雖然前面略嫌煩瑣,但是后面很多相關問題解決起來就非常流暢了。

        六、 預付款:

        簽好合約我是要求有一定的預付款的,這樣整個會議過程才會流暢,因為酒店預訂需要預付款、車輛預訂也需要預付款;如果不提供預付款,我們的訂單隨時有可能被取消;這是件不可彌補的麻煩事,特別是會議人數多的時候。

        七、 預訂:

        這是我們必須認真操作的一件事,把合約相關的一些接待單位預訂好,該給的預付款一定要到位。

        八、 接待:

        接待是整個會議的核心部分,包括接送機、會議安排、客房安排、用車安排、活動組織等,都應嚴格按照合約操作,當然一些突發事件或標準增減隨時都作出相對應的調整。

        九、 商務會議總結和結算:

        商務會議操作結束時,雙方認真總結會議的情況,并核對各類單據,嚴格按照合約執行核算。


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        國際會議承辦的方式:

        要爭取主辦一個國際會議,首先要了解該會議的組織章程在承辦的方式是采用哪一種,方能對癥下藥,爭取成功。

        一、會員國輪流主辦

        這種國際會議的爭取基本上最單純,只要加入國際組織成為正式會員國,就有機會主辦,其輪流方式有以入會先后次序或國名英文字母順序等方式輪辦,也有以會員國主動提出優惠條件,經會員國或這個組織的監理會同意即可,例如亞洲秘書協會組織就是以入會先后次序輪流主辦。

        二、地區性輪流主辦

        有些重要國際組織會員分布在全球各國,每年或兩年在全球各地區召開國際會議,為了讓分布在全球各地區的會員國都有機會主辦,因此指定輪流在某些地區召開,然而某一地區可能有好幾個會員國,例如亞洲地區,可能由亞洲地區有意爭取主辦的會員國提出申請企劃書或僅以書面方式表示有意承辦,再由這個組織的監理事或特別成立的“評估小組”來表決,由獲選的會員國主辦,一般來說組織的知名度、會議的效益及權威性越高,會員國之間的競爭也就越激烈。

        三、競標方式

        這種方式對有意爭取主辦權的會員國來說最具挑戰性,然而這些會員國競爭激烈的國際會議必定是全球知名的國際組織,其國際會議也引起全球的矚目,并具有其權威性,其競標的過程經常要花費相當長的時間去苦心經營,通常主辦單位會先將辦理會議的先決條件列在招標書中。


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