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      會議承辦
      2019-01-21 12:03

        不同的會議活動亦有著不同的會議承辦模式,大多數情況下,企業年會的承辦不僅需要提供常規的會議策劃、會議服務外,還需要提供專業的年會演出策劃、年會演出編排、舞美設計等;新品發布會、產品推介會的承辦則主要以常規的會議服務、會議策劃為主;新聞發布會除了會議會務服務外,還需要豐富的媒介資源和媒體接待、溝通發稿;大型峰會、論壇活動不僅需要會議服務和會議策劃,更需要對于業內焦點問題的策劃和理解。由此可見,會議會務活動的承辦是個非常全面的工作,包括前期策劃、中期制作和溝通、現場的執行和服務、會后的跟蹤等多個方面。


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        酒店會議的簽到與入住安排事項?

        如果是小型商務會議,簽到相對簡單,僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽,那么簽到就是一項復雜的工作。因此,酒店會議的簽到與入住安排也是一件不容忽視的事情。

        通常情況下,會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現混亂,必要的流程及準備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館準確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙,通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議須知、會議詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果可能,盡量使用計算機作簽到。一般情況下,簽到服務人員應該不少于6人——工作時間應該根據會展參與人員抵達時間合理分配。


        會議承辦簡要流程:


        會前:

        1、確定會議主題、會議內容及參會名單。

        2、確定會議時間。

        與參會代表預約時間,并根據主要領導及會議代表時間來最終確定。

        3、確定會議地點。

        (1)根據會議需求及標準選擇會議地點;

        (2)實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關方面的情況。

        (3)預訂住宿房間、用餐標準、會議場地及娛樂項目,并商談價格。

        (4)確定方案,簽訂合同,預付定金。

        4、確定會議用車 根據參會人數,接送地點等制定用車路線及接送時刻表。

        5、發布會議通知

        6、準備好會議所需要的會議資料,會議用品,會議演講稿、簽到表等會議相關物品。


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        會中:

        1、會議接待:提前在酒店、會議室擺放好歡迎背景板、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

        2、會議場所:專人到會議室檢查會議室背景板、燈光、音響、茶飲、投影儀等設備是否到位并進行簡單彩排。

        3、會議住宿:房間樓層及房間號確認,詢問是否有特殊要求。

        4、會議餐飲:用餐時間、用餐標準、餐卷的確認。

        5、會議旅游:旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。

        6、會議娛樂:娛樂形式、標準及地點的確認。

        7、會議服務:為代表提供文秘服務及相關服務。


        會后:

        1、結賬:提供會議過程中的詳細費用發生明細及說明,核對并結賬。

        2、資料:會議后的資料收集,完成會議紀要并下發個各參會人員。


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        要求及建議:

        1、會議茶水、紙筆、簽到臺、場地等一般可由酒店提供。

        2、根據會議類型的不同可提前準備會議用礦泉水、水果等。

        3、重要會議代表應安排專車、專人接送,并提前預留住宿房間。

        4、會議通知中應注明會議安排時刻表及詳細的流程。


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