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      會議策劃服務
      2019-01-21 11:52

        隨著互聯網行業的發展,各種大型會議屢見不鮮、層出不窮,由于從人數、場地、規模都比較大,涉及的面也是比較廣的,需要考慮的也是方方面面的,所以都需要做好前期規劃安排,避免會議活動過程中出現紕漏,否則造成的損失不言而喻。


        一般行業會議、會展、或者論壇,都會考慮請專業的會議會展策劃公司,或者是活動策劃公司來完成,因為會議會展是一項非常系統、繁雜而重要的項目,所以一般企業和個人是做不來的。但是對于企業的大型會議活動,請專業的策劃公司是劃不來的。


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        目的地的推薦


        主辦方在選擇會議目的地時,心里都會都一個既定的目標性地點,而負責將目的地范圍縮小的就是會議服務人員了,根據會議的性質以及要求、比如參會者可能在會議之后安排旅游節目、擴展運動等等。


        酒店的安排


        酒店必須做足功課,充分的了解與會人數、附近的交通情況等等,同時要事先預計與會人數、與會人員的背景情況,以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。


        場景的布局


        1、擺臺的類型,會議的擺臺不能模板式的嵌套,比如同樣的商務會議,根據主題、性質的差異,也會直接影響到會議擺臺的安放,以及會場的布置,比如劇院式、課桌式、圍桌式、長方型、雞尾酒會式,那種回憶適合你都要因地制宜。


        2、會議桌花布置,根據會議桌型的類別來布置桌花,比如常見的會議桌類型有長方形、圓形、橢圓形等;根據會議主題布置桌花,香花的選擇最好是更能凸顯主題;根據參會人員國籍等信息,提供不同種類的會議桌花布置服務。


        3、會議設備,會議攝像機、投影機等現代會議器材為會議的開啟帶來了極大的便利,并逐漸成為了會議活動中不可或缺的存在,在選擇酒店會議廳之前,必須先行了解其是否能提供完備的會議器材,如果沒有,另行租借是否方便,以免臨時的需求而手忙腳亂。


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        會議活動服務細節


        會中服務細節,提供專業外語翻譯,攝像,禮儀公關和文秘服務。安排接待人員全天協助會務工作;會議期間可為VIP客人提供特殊照顧和服務;向參會人員提供全市范圍內機場、火車站接送服務;提供會議期間以后勤保障工作和外圍的協調服務。


        雖然這些前期準備,紙上談兵很簡單,但要落實到每一步,都需要大量相關人員緊密配合,不能出紕漏,在組織大型會議活動的過程中,給我們成功與失敗的機會只有一次,策劃大型活動每一次都是現場直播,一旦出現失誤就無法彌補了。


        之前寫過一篇文章《虛擬現實場景中舉辦產品發布會,可行性有多大?》,其實在這樣的環境下也適用,只需布置虛擬場景,邀請參會人員進入場景即可。


        如今互聯網思維下,腦子里只想著花錢辦事,怎么能成大事兒;ㄥX辦事誰不會,能不花錢還把事辦了,這才是真正牛逼的創業者。在線上虛擬現實場景中舉辦會議活動,也能省不少人力、物力成本吧。


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        會議策劃舞臺搭建要注意的問題:


        對于舞臺高度的選擇,可以結合具體情況來確定,在開業慶典、奠基儀式、揭幕儀式等慶典活動中,40cm高度的舞臺是比較常用的,這樣的活動氛圍好,正式、隆重,與觀眾保持一定的距離,又不妨礙一定的互動;如果場地比較大,活動人數多,為了不擋住后面觀眾的視線,舞臺可能會選擇60cm的。


        其次是安全問題。這是舞臺搭建的基本要求,尤其是舞臺上要放置燈光設備、設備、音響設備等,還有很多演出人員,要求舞臺具有較大的承載力,并且搭建穩固。在舞臺搭建前,要確保舞臺設施完好無損,保證舞臺搭建的可靠性。另外,還要注意舞臺周圍的消防安全、用電安全等,避免出現事故。


        然后是對于音響、燈光、大屏幕等設備的要求,要求設備能正常使用,并確定合適的擺放和安裝位置,再進行調試,保證各種設備能夠正常投入使用,為慶典活動順利舉辦創造條件。


        最后是對舞臺的裝飾。要想達到良好的舞臺效果,裝飾是必不可少的。一般來說,舞臺上都會鋪設紅色或其他顏色的地毯,可以根據活動具體需要來選擇,舞臺的正面和側面都會圍起來,整體效果比較好,也可以根據具體的活動主題特點,利用燈光、背景屏幕等起到烘托作用。


        所以,舞臺搭建并不是簡單的工作,在營造良好氛圍的條件下,要保證舞臺的結實、安全。慶典公司是專業的慶典策劃、服務公司,在舞臺設計、搭建方面經驗豐富,非?煽。




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