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      會議策劃執行前的注意事項和準備流程
      2019-01-05 16:46

        近年來,國內大型會議活動執行數量眾多,會議行業蓬勃發展,會議活動執行質量卻難以保證,現場突發狀況頻現,漏洞常在。那么,怎樣做才能保證一場活動的順利執行呢?


        做一場專業的活動前,需要有一套完善的活動執行方案和活動執行手冊。這兩份文檔將會明確活動執行的方向、流程、細節及注意事項。因為現場隨時可能會出現意外情況,因此最好提前預想好意外及相應的應急對策。


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        在活動搭建及活動準備的時候,需要注意三個部分:客戶、場地方和內部協調。

        1、客戶經常會有源源不斷的新想法,因此需要工作人員的應變能力高,并且要盡量滿足客戶的需求,無論現場情況有多困難,都要盡力想方法解決。所有需要確認的東西,都要找到客戶的話事人確認,如有必要,例如增項和大部分修改,需要與客戶簽訂確認函。

        2、場地方的選擇與溝通;顒娱_始前,一定要盡最大努力讓場地方完全配合此次活動,包括時間、現場布置以及活動搭建調整等事項。


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        在場地的選擇上,需要考慮以下兩點:

        一方面要考慮場地的品味和格調,看是否與發布會的內容保持統一。

        另一方面要考慮實用性與方便性,會議廳的容納人數是否能滿足發布會的需求,發布會需要的設備是否齊全,交通是否便利,泊車是否方便。


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        現場布置需要注意的地方:

        1) 背景布置。背景板顏色、字體是否美觀大方,顏色可以企業VI為基準。

        2) 酒店外圍布置。酒店是否允許飄空氣球,是否可以設置橫幅、拱形門等、

        3) 相關設備要在發布會開始前反復調試,保證活動過程不出故障。

        3、內部溝通協調;顒忧暗捻椖堪才疟仨氁忻鞔_的現場分工,要保證信息溝通順暢,配合默契;顒诱介_始之前,總統籌需要把控好每個環節,特別是物料、搭建和活動流程。要保證物料和搭建全部按計劃到位,反復核對無遺漏;顒娱_始之前要進行至少2次的正式全程彩排,保護活動流程順暢無差錯。


        掌握好會議策劃執行前的準備流程和注意事項,就能對活動執行更有把握,讓整個活動的流程更加順暢。


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