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      如何承辦會議會務活動?承接會議會務公司的要求
      2019-09-23 10:32
            現如今很多公司和企業都會舉辦會務活動,但是因為自身的專業性不夠,而一場會議會務下來其實過程很繁瑣、復雜,所以就出現了專門承辦會議會務的公司,那么如何承辦一項會務活動呢?承接公司的自身要求又有哪些?一起來看下吧。

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      一、如何承辦會議會務活動?



        會議會務活動分為會務服務和會務策劃兩大部分,而不同的會務形式在會務公司承辦過程中其模式也會不一樣。


        首先我們來談談如何做好會務服務和策劃工作,會務服務顧名思義是提供會務服務,這種服務包括會務場地推薦、會務餐飲服務、會務接待、會務流程控制等,這種會務承辦過程中多以服務為主,所以與會務公司的工作人員服務意識和專業能力有關;


        而會務策劃則更多的體現在主題策劃、現場布置、設備租賃、會務演出、舞臺搭建、流程安排等上面,會務策劃對于會務公司的策劃和專業能力有較高要求,會務策劃和服務大多數時候是同時存在的,它們是會務活動承辦的基本元素。


        不同的會議會務活動亦有著不同的會議承辦模式,大多數情況下,企業年會的承辦不僅需要提供常規的策劃、服務外,還需要提供以下服務。


        1、專業的年會演出策劃、年會演出編排、舞美設計等;新品發布會、產品推介會的承辦則主要以常規的會議服務、會議策劃為主;


        2、新聞發布會除了會議會務服務外,還需要豐富的媒介資源和媒體接待、溝通發稿;


        3、大型峰會、論壇活動不僅需要會議服務和會議策劃,更需要對于業內焦點問題的策劃和理解。


        由此可見,會議會務活動的承辦是個非常全面的工作,包括前期策劃、中期制作和溝通、現場的執行和服務、會后的跟蹤等多個方面。

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      二、承接會議會務公司的要求



        (一)會務公司注重禮儀


        禮儀是會務公司架構的重點,禮儀在會務活動中要體現相互尊重的準則,其更是人們的行為準則,約束會務活動的方方面面。其核心作用就體現人和人間的尊重。簡單概括會務禮儀就是會務公司活動中對人的儀容、儀表及言談舉止要求禮貌待人。


        (二)從承辦角度看會務公司組織會議的架構


        在對會議性質了解的基礎上。把參會人員分類,可簡單地分成公司外部會議及公司內部會議兩部分。外部會議分成產品的發布會及商品的研討會及質量座談會等等。內部會議就是:周例會期月例會和總結會等等了。為了杜絕開會前手忙腳亂現象的發生,就要在會議前規劃好該做的事向,只有周全了才可以極其完善。


        (三)注意會議的進程


        從會議的角度來看,會議可分成前、中、后三個階段。會議前注意以下這幾方面:


        1、時間上告訴參會人員,開始的時間及進程多長時間。好讓參會人員安排好自己的工作。


        2、地點了,那就是會議在什么地點進行,會議室布局是不是適合。


        3、在人物方面更要注意了,會議哪些人參加,公司誰出席,邀請適合外部的嘉賓出席會議的接待。


        4、議題了,會上要討論的問題。


        5、會議物品的籌備,根據會議類型及目的,準備物品。像紙筆及筆記本和投影儀等都要考慮,大型會議還要準備咖啡、小點心等小食品。


        會議策劃公司所籌備的會議要注意的要點很多,但最主要的就是要面面俱到,考慮周全才可促進會議的召開。

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        以上是小編針對如何承辦會議會務活動以及承接會議會務公司的要求的相關新聞報道。


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